ניהול זמן - בארגון כמו במטבח 

מה בסך הכל ביקשנו? להכין עוגה "פושטית" ליומולדת של הילדה בגן. השכנה ממול והמתכון באינטרנט הבטיחו לנו שזה מקסימום שעה עבודה (כולל האפייה). אז איך בדיוק הגענו לחצי יום (מינימום) במטבח עם בלאגן קולוסאלי, ליכלוך אסטרונומי, מיליון כלים, שייש מלוכלך בשוקולד, ועוגה אחת שרופה?

בארגון כמו במטבח, ניהול הזמן הוא מטרה חשובה מאין כמוה. להלן טיפים שיעזרו לכם לנהל טוב יותר את הזמן שלכם ולהשיג את מטרותיכם בצורה האפקטיבית ביותר שקיימת, ונתחיל בטיפ הראשון שהוא קצת אוקסימרון למאמר...

1.דעו כי בלתי אפשרי לנהל את הזמן.
נשמע מופרך? אז זהו שבכלל לא. כי לא משנה כמה נתאמץ, את הזמן לא נצליח לנהל - 24 שעות ביממה, זה כל מה שיש לנו. את מה שאנחנו כן יכולים (לנסות) לנהל זה את עצמנו ואת מה שאנחנו עושים עם הזמן שיש לנו.

2. הגדירו מהי המטרה הראשית שלכם.
, או כמו שסטיבן קובי הגדיר זאת: "תמונת סוף הדרך". לאן אנחנו רוצים להגיע? מהי מטרת העל בתפקידנו בעבודה? האם לענות לשיחות טלפון מלקוחות, או לגרום ללקוחות להיות מרוצים ולרכוש עוד מוצר? האם לארגן ימי כיף לעובדים או להעלות ולשמור על המוטיווציה אצלם? ברגע שאנחנו יודעים את מטרת העל, אז קל לנו להגדיר ולסדר את יעדי הביניים בדרך למטרה זאת (ומכאן אנחנו עוברים לטיפ הבא...).

3. עבדו חכם (עם תוכנית עבודה).
לאחר שאתם יודעים מהי מטרת העל שלכם, עליכם כעת לגזור אותה ליעדי ביניים ומהם ליישם את תוכנית העבודה. את תוכנית העבודה לפי לוחות זמנים עליכם לעדכן כל שבוע ולהתאימה לתנאים המשתנים בשטח. ככה תוכלו לעבוד יעיל ולהיות בטוחים כי אתם לא נגררים לפעילויות לא חשובות, שלא קשורות למטרת העל שלכם.

4. התכוננו מראש למחר.
הקצו כמה דקות בסוף כל יום, לבדוק כמה משימות הספקתם לעשות ותכננו את יום המחר. כך תוכלו להבטיח שתגיעו מוכנים למשרד ותתחילו את עבודתכם באפקטיביות רבה יותר.

5. בדקו מה קורה היום.
הרבה פעמים תמצאו כי נכנסו פגישות חדשות ללו"ז (וכאלו שבוטלו), הונחתו משימות חדשות ובתלמים ובהתאם לזאת, יש צורך לקיים שינויים בלו"ז.

6. יש גבול!
ובתוך כך מאוד חשוב להציב גבולות (זמן). הגדירו זמן לכל משימה בתוכנית העבודה, כך תוכלו לוודא כי לא יקרה מצב שבסך הכל התחלתם בסקר שוק לרכישת מזגן חדש ומפה לשם עבר לו חצי יום.

7.ומצד שני, היו ריאלים.
זה נחמד להגיד שמחר נספיק להכין 3 מצגות, להשתתף ב-2 ישיבות הנהלה, וגם לתכנן את פעילות סוף שנה (ולקבל לפחות 5 הצעות מחיר...). השאלה אם זה ריאלי? האם יש אפשרות להספיק את כל המשימות האלו. קרוב לוודאי שלא. מה שייקרה בסופו של דבר הוא שהמשימות שלא הספקתם היום יידחפו ללוח המשימות של מחר, יצרו שם עיכובים ודחיות נוספות ומכאן הפתח לאיבוד השליטה על הזמן שלכם הוא רק שאלה של זמן. אז איך עושים זאת? היו ריאלים: חישבו באמת ובתמים כמה זמן לוקחת ישיבת הנהלה, כמה זמן לוקח להכין מצגת? הוסיפו עוד זמן בלוז לכל אותם בלת"מים שצפויים להגיע. לא היו בלתמים? כל הכבוד, יש לכם יותר זמן לעבוד על המצגת של מחר.

8. הגדירו סדרי עדיפויות.
סדר עדיפות המשימות להשגת יעדי המשנה ומטרת העל. לכך תצטרכו להוסיף את כל אותם בלת"מים והנחתות מהבוס, תצטרכו גם להתחשב בתנאים המשתנים בשטח (בקיצור - הסעיף הקודם). ואולם, למרות הכל, סדר עדיפויות יעזור לכם לעבוד אפקטיבי ולהימנע מבזבוז זמן.

9. הגדירו ציפיות.
בין אם אתם צריכים למלא משימה או להטיל משימה, וודאו מהי מסגרת הזמן למילואה. הגדרת ציפיות זאת תאפשר לכם למקם את המשימה באופן הגיוני בלוח הזמנים הכללי ולעמוד בו. כך גם תוכלו להימנע מאי נעימויות מול ההנהלה או הכפיפים.

10. הכירו את השעון הפנימי שלכם.
מהן השעות הטובות שלכם? ומהן היותר חלשות? מתי אתם יותר ידידותיים לקולגות, ומתי הריכוז שלכם בשיא ומתאים לקריאת מאמרים. בהתאם לכם, התאימו את המשימות (כמובן שההתחשבות בסדר העדיפויות) אליכם.

11. הכירו את בזבזני הזמן שלכם.
מהם אותם בזבזני זמן ש"גונבים" לכם את הזמן? האם זאת הגלישה באינטרנט, קריאת אימיילים או שיחות טלפון פרטיות. אם אנחנו מודעים לבזבזני הזמן, יותר קל לנו לפעול נגדם. קשה לכם לעמוד במטרה? התחילו מקטן. הגדירו לכם מטרה אחת לשבוע הקרוב - למשל, כי אתם לא הולכים לענות לשיחות אישיות. הצלחתם לעמוד באחת מהמשימות? זה הזמן להתקדם למטרה הבאה. (מישהו אמר הפסקת סיגריה? :-).

12. עיבדו מסודר ויעיל.
תעדו את עבודתכם, הגדירו תיקיות ותת תיקיות, ותנו להם שמות הגיוניים שקל למצוא אח"כ. זה יעזור לכם למנעו מצב בו אתם מבזבזים את כל הבוקר בחיפוש אחר תיקייה אובדת, או בניסיון להיזכר מיהו אותו לקוח שמבקש לדבר עם הבוס. ובאותו עניין: ודאו כי המערכות שלכם עובדות כראוי: אם אתם כל שנייה עושים restart, ומחכים זמן ממושך עד שהעמוד המבוקש באינטרנט יעלה - משהו לא עובד טוב וצריך לתקן אותו. המערכות הממחושבות, כמו אחרות, נועדו לשרת אותנו ולא ההפך. אז בין אם זה בתחום אחריותכם או שאתם צריכים לבקש זאת מהבוס, אתם צריכים לשאוף לכך כי המערכות שלכם יעבדו באופן אופטימלי.

13. התחלתם ולכן סיימו.
אם התחלתם להכין מצגת, השתדלו, אם אפשרי, לסיים אותה. לדחות את הסיום למחרת, או אפילו לחצי היום השני, יגזול לכם הרבה מהזמן שלכם. רק להיזכר איפה שמרתם את הקובץ (וזה מביא אותנו לטיפ מס' 8.),לעבור על מה שהכנתם עד כה, ייקח לכם כמה דקות טובות מזמן שיכולתם לתעל למשימות אחרות. אותו כנ"ל לגבי דוא"ל או פניות לקוחות אחרות? פתחתם אימייל, החליטו מה אתם עושים איתו: עונים, מעבירים הלאה, או מוחקים. אל תשאירו אותו לעוד שעה שתגיע המוזה. מה שבדרך כלל מגיע הוא המשימה הבאה ועימה עיכוב הלו"ז. סיימתם להכין את המצגת? עברו לטיפ הבא.

14. רכזו משימות דומות.
לאחר שסיימתם את מצגת הפאורפוינט לישיבה, זה הזמן להתחיל לעבוד על המצגת לשבוע הבא. זה אולי נראה לכם רחוק, אבל אתם כבר באותו מצב אנרגטי, שולטים בכל להטוטי התוכנה ולכן יהיה לכם קל יותר להתקדם עם המצגת הבאה. אותו כנ"ל לגבי שיחות עם ספקים. התחלתם עם אחד, סיימו עם כולם. אתם כבר מדקלמים מראש את הטקסט לגבייה, למה לא להמשיך עם שאר הספקים?

15. לימדו להאציל סמכויות.
תנו לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון יחסי או ידע מספק, וגם להפך, אם יש דברים ש"קטנים" עליכם, שלא במסגרת תפקידכם ושלא קשור אליכם ולמטרתכם, למה שתתעסקו בו? הזמן שלכם יקר והתעסקות במה שלא לכם יגזול לכם את הזמן להתעסק במשימות שהן באמת בתחום אחריותכם.

16. נצלו את הזמן האבוד.
מחכים לתור לרופא? תקועים בפקק? הזמן האבוד הוא יופי של זמן להשלמת משימות? אל תתפסו לא מוכנים. קחו אתכם דוחות שאתם צריכים לעבור עליהם או קורות חיים של מועמדים עתידיים. גם פנקס ועט יכולים לעשות את העבודה עבור סיעור המוחות הבא שלכם. ובל נשכח את הטכנולוגיה שבאה לעזרתכם: טלפונים סלולרים, מחשבי כף יד וגם מחשבים ניידים.

17. לרשום לרשום לרשום.
בהמשך ישיר לטיפ הקודם, בין אם אתם מחכים לפגישה, או סתם באמצע עבודה שוטפת ונזכרתם במשימה נוספת/חדשה שיש לכם לעשות (או פשוט אחת חדשה שהטילו עליכם) - רישמו אותה. זה לא אומר לבצע אותה מייד, אלא לשבץ אותה בחוכמה בלוח המשימה (לי קריטריונים של דחיפות, חשיבות וקשר למטרה הראשית שלכם). זה ימנע מכם להיזכר במשימה פתאום, להכנס ללחץ, לדחות משימות אחרות (לא להספיק לסיים אותן) וכאמור - ליצור עיכוב גדול בכל לוח הזמנים שלכם. ואם כבר רושמים, כדאי לעשות זאת במקום אחד: פנקס או דפדפת או בלוח המשימות באאוטלוק, רק לא באוסף של פתקים שמתפזרים בין שולחן העבודה, התיק החדש וזה שהשארת בבית. אלו יצרו עומס עבודה נוסף שיוקדש למציאת הפתקים האבודים.

18. דעו לקחת הפסקה.
זה נחמד לא לקום מהשולחן, הבוס אפילו עשוי להעריך זאת, אבל במבחן התוצאה, אתם עייפים, מאבדים ריכוז ויצירתיות. הפסקה, אפילו קצרה של 10 דקות, היא הכרחית - לאפקטיביות טובה יותר בעבודה.

19. כל השרות והדליות והרינות (ושאר גנבי הזמן החיצוניים).
הכירו את אותם אלו שגם אם מטרתם טובה הם מבזבזים את זמנכם באופן שיטטתי. היו מספיק אסרטיביים להגיד לא להפסקת סיגריה או קפה, או אפילו לשמיעת רעיון שממש אינו קשור לתפקידכם הנוכחי (את זה תוכלו לעשות בהפסקת הקפה - בזמן שלכם!).

20. גם כשאי אפשר - אפשר (משהו אחר..).
כבר לקחתם הפסקה אחת, חטפתם משהו לאכול, וגם שתיתם לא מעט כוסות קפה, ובכל זאת, אתם לא מצליחים להתרכז... כנראה שזאת לא השעה לבנות את המצגת לישיבת ההנהלה. נתבו את הזמן למשימות שמצבכם מאפשר לכם לעשות אותן. אולי יותר יתאים עכשיו לענות לאימיילים, לסדר סוף סוף את התיקיות במחשב, ליזום שיחה עם הקולגה... בקיצור - התאימו את אופי המשימה למצבכם.